Te resolvemos todas las dudas acerca
de haddock🚀

🛳 Precios y planes
¿Puedo probar el software antes de suscribirme?
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¡Claro! Tienes 10 días de prueba gratis para que haddock se convierta en tu nueva plataforma favorita.

¿Puedo beneficiarme de algún descuento?

¡Por supuesto! Con la suscripción anual te vamos a ofrecer un 20% de descuento.

¿Cuál es la diferencia entre los planes?

Las diferencias principales son el número de usuarios que puedes añadir, el número de documentos que puedes digitalizar y si incluye o no el módulo de productos para controlar las variaciones de precio de tus productos.
Puedes ver todo lo que incluye cada plan en esta página.

He llegado al límite de documentos. ¿Cómo puedo seguir subiendo facturas y albaranes?

Puedes ampliar tu plan a Starter (hasta 75 documentos), Growth (hasta 200 documentos) o Premium (hasta 400 documentos).
¿Quieres hacerlo ahora mismo? Accede a Ajustes de usuario y una vez escogido el restaurante en el apartado Mis restaurantes, solo tienes que hacer clic en Cambiar plan.

¿Cuál es el mejor plan para mi restaurante?

Dependerá de la cantidad de facturas y albaranes que recibas y quieras digitalizar y si quieres controlar o no las variaciones de precio con el módulo de productos.

¿Qué pasa si tengo el plan Premium y he llegado al límite de documentos?

En ese caso, ponte en contacto con nosotros y te daremos una solución a tu medida.

💳 Pago
¿Cuáles son los métodos de pago?

Tienes dos opciones de pago: mediante tarjeta o mediante domiciliación bancaria.
En caso de querer domiciliación, por favor ponte en contacto con nosotros y te diremos los pasos a seguir.

¿Cómo puedo recibir la factura?

Haz clic en Actualizar plan y, dentro del historial de facturación, verás un icono que te permitirá descargar la factura de cada pago.

🙌 Usuarios y roles
¿Puedo invitar a otros miembros de mi equipo a utilizar haddock?

¡Sí! Con la funcionalidad del multi-rol podrás añadir miembros a tu equipo para que te ayuden con la gestión de tu restaurante.

¿Cómo funciona el multi-rol? ¿Qué funciones puede hacer cada rol?

Para añadir miembros a tu equipo solo tienes que ir a Ajustes de usuario > Mis restaurantes y añadir un miembro en Mi equipo. En esta guía te lo explicamos más detalladamente.

Hay 3 roles distintos:
💼 Administrador: permite utilizar todas las funcionalidades de haddock.
📄 Gestión de documentos: permite añadir, ver y editar documentos y subir ventas. No tiene acceso al dashboard ni al total de ventas.
👀 Vista de gestor: permite ver el dashboard, datos de proveedores y exportar documentos, pero no podrá editar información.

¿Cuántos usuarios puedo añadir?

Puedes añadir hasta 7 usuarios, dependiendo del plan.
Puedes consultar nuestros planes aquí.

¿Los usuarios se pueden eliminar o editar?

Sí, puedes eliminar o editar el rol de un usuario desde Ajustes de usuario > Mis restaurantes. Una vez seleccionado el miembro, solo tendrás que clicar en los 3 puntos de arriba a la derecha y eliminarlo.

🚀 Dashboard
¿Todos los miembros de mi equipo pueden visualizar el dashboard?

No, solo tienen acceso al dashboard el administrador y la vista de gestor.

¿Puedo ver el dashboard con/sin IVA?

Puedes ver el dashboard con los importes con o sin IVA. Para cambiarlo, tienes que ir a Ajustes de usuario > Configuración > Dashboard y seleccionar la opción que prefieras.

¿Qué quiere decir "Vista a tiempo real"?

Si tienes activada esta opción, se te mostrará información con el total de los albaranes y tickets, y de las facturas de proveedores que no tienen albaranes.

Te podemos mostrar la información del dashboard de dos maneras:
1. Con la Vista en tiempo real, es decir, con el total de los albaranes y los tickets, así como el total de las facturas de los proveedores que no tienen albaranes o tickets.
2. Sin esta vista activada, el dashboard se muestra con el total de las facturas y tickets, por lo que te da una información más general de tu negocio.

📃 Documentos
✅ Digitalizados
¿Cómo puedo digitalizar las facturas, albaranes y tickets?

Puedes subir tus documentos haciendo una foto, adjuntando el archivo (pdf, jpg…) ¡Te dejamos la guía donde te explicamos cómo hacerlo!

Quiero añadir información pero no tengo la factura, ¿cómo lo hago?

Si no tienes el documento, puedes subirlo añadiendo tú mismo los datos. Vas a necesitar el importe (base e IVA), proveedor, fecha, tipo de documento y número de documento. ¡Aquí te contamos cómo hacerlo!

¿Puedo filtrar los documentos digitalizados?

Sí, puedes filtrar por tipo de documento, el estado de pago, el estado de conciliación, si ha sido exportado o no, por rango de fecha, por categoría o por proveedor. Además, puedes ordenarlos por fecha de subida, fecha del documento o de mayor a menor importe.

¿Puedo exportar documentos?

¡Claro! En el momento de la exportación podrás elegir el desglose que más se ajuste a tus necesidades: resúmenes y totales (IVA segmentado en filas), por productos (también se exportarán todos los line items de esos documentos) o con el IVA en columnas. También puedes personalizar el formato (Excel, PDF o CSV).

Un documento se ha digitalizado con información incorrecta. ¿Cómo puedo arreglarlo?

Abre el documento que tenga ese error, haz clic en el menú de opciones (accede a él haciendo clic en los tres puntos de la parte superior derecha) y haz clic en “editar”.
Se abrirá una pequeña pantalla desde la que podrás editar la información general del documento (Proveedor, tipo de documento, nº de documento, fecha y categoría). También puedes editar los totales, IVA y line items haciendo clic en el lápiz que vas a encontrar al lado de dicha información.

¿Los gastos que subo manualmente se contabilizan en el número de documentos de mi plan?

No, solo aquellos que subas con foto o pdf se te restan del número de documentos del plan.

⌛️ En revisión
He subido un documento y no lo encuentro, ¿dónde puede estar?

Cuando subes un documento este se va a la lista de “En revisión”. Los documentos en revisión están en proceso de digitalización.
Si tu documento no se encuentra en “En revisión” probablemente lo encontrarás en “Falta confirmación” o entre los “Rechazados”. Puedes utilizar los filtros para encontrarlo más rápido.

¿Puedo eliminar un documento que está "en revisión"?

¡Claro! Solo tienes que hacer clic en los 3 puntos que hay en el documento y eliminarlo.

❗️Falta confirmación
¿Qué significa que a un documento le falta confirmación?

A veces puede pasar que nuestro algoritmo no detecte algún tipo de información, por lo que el proceso de digitalización no se puede completar. Hay varios motivos:
😰 Mala calidad de imagen: recuerda que las fotos tienen que ser de buena calidad y verse todos los datos correctamente. Te aconsejamos eliminarlo y volverlo a subir.
🤨 Falta de información: el documento no contiene alguna información imprescindible (fecha, tipo de documento, importes…). Te aconsejamos detectar qué falta y hablar con tu proveedor para que lo complete, ya que toda esa información tiene que estar por ley.
🧐Proveedor no detectado: no se ha encontrado el CIF que nos permite detectar qué proveedor es el documento. En este caso solo vas a tener que seleccionar el proveedor y listo ¡se irá directamente a digitalizados!

¿Cómo puedo eliminar un documento que le falta información?

Solo tienes que hacer clic en los tres puntos que hay en el documento y eliminarlo. ¡Así de fácil!

❌ Rechazados
¿Por qué se ha rechazado un documento?

Si nuestro algoritmo ha rechazado un documento, significa que hay algún tipo de error y que no se ha podido digitalizar:
😕 Se han mezclado documentos: hay más de una factura, albarán o ticket en esa subida. Vas a tener que eliminarla y subir los documentos por separado.
😓 Duplicado: el algoritmo ha detectado que ese documento ya está digitalizado y, por tanto, está duplicado. Para solucionarlo, solo vas a tener que eliminar este documento.
🙁 Error en la subida: ha habido algún tipo de error en la subida. Es probable que la imagen no se vea correctamente, por lo que te recomendamos que lo elimines y lo vuelvas a subir.

✨ Conciliación
¿Qué es la conciliación y para qué sirve?

La conciliación establece el vínculo entre la factura y los albaranes de compras. Gracias a esta funcionalidad puedes asegurar que has recibido todos los albaranes de las compras que has realizado y que posteriormente se verán reflejados en la factura. Además, si pagas cuando llega la factura vas a poder verificar qué pagarás exactamente por lo que te han entregado.

¿Qué es la diferencia aceptable?

Es la diferencia entre la suma de los albaranes y el total de la factura.
Para cambiarla tienes que ir a Ajustes de usuario > Configuración > Documentos y escribir tu diferencia aceptable.

¿Cómo concilio los albaranes y las facturas?

Tienes 3 opciones para realizar la conciliación de documentos:
1. Conciliación recomendada: son las propuestas que te hacemos gracias a un algoritmo que detecta los documentos que sean del mismo proveedor, fechas compatibles y que la suma de los albaranes y el total de la factura no sea muy diferente. Esta diferencia aceptable puedes editarla en: Ajustes de usuario > Configuración > Documentos. En esta guía te explicamos con más detalle cómo hacerlo.
2. Conciliación manual: la puedes hacer tú mismo seleccionando de la lista la factura y los albaranes. En esta guía te explicamos con más detalle cómo hacerlo.
3. Conciliación con opciones avanzadas: accede a esta conciliación para ver más detalles de los documentos o editar la selección. En esta guía te explicamos con más detalle todo lo que puedes hacer.

Un proveedor solo me entrega facturas, ¿puedo configurarlo para que no me salgan propuestas de conciliación?

¡Por supuesto! Solo tienes que ir a Proveedores y seleccionarlo. En su configuración, puedes desactivar la opción de "Realiza entrega con albaranes o tengo factura de los tickets".

¿Puedo desactivar la conciliación recomendada?

¡Sí! Si no quieres que te mostremos este tipo de conciliaciones, solo tienes que ir a Ajustes de usuario > Configuración > Documentos y desactivar la opción.

¿Dónde puedo ver los documentos que no están conciliados?

En Conciliación > Documentos pendientes, podrás ver todas aquellas facturas y albaranes que no están conciliados.

¿Por qué no encuentro algunas facturas, albaranes o tickets en "Pendientes de conciliación"?

Si no encuentras una factura de un proveedor del que no recibes albaranes ni tiques, ¡no te preocupes! Esos documentos no los tienes que conciliar. Si no encuentras los documentos de un proveedor que te envía albaranes o tickets, te proponemos que hagas lo siguiente: accede a Documentos y comprueba que tu documento ha sido digitalizado correctamente y no se encuentra en “en revisión” o “falta confirmación” y "rechazados".

Si tu documento se encuentra entre los digitalizados, pero no aparece como pendiente de conciliar es posible que la configuración "Realiza entrega con albaranes o tengo factura de los tickets" en el proveedor no se encuentre activa. Para activarla ve a Proveedores, selecciona el proveedor que quieras y activa la opción en su configuración.

¿Puedo editar una conciliación ya hecha?

Sí, la puedes eliminar. Tienes que ir a Conciliados, clicar en los 3 puntos y suprimirla.

¿Dónde puedo consultar las conciliaciones hechas?

Puedes verlas en Conciliación > Conciliados.

⏬ Descargas
¿Cómo exporto un documento?

¡Muy fácil! En Documentos selecciona todos aquellos archivos que quieras exportar, haz clic en Exportar y selecciona la opción de exportación que prefieras.

¿Dónde se guardan todas las descargas?

¡Las descargas se guardan automáticamente en tu ordenador!

¿Qué datos puedo exportar?

Puedes exportar los datos de cualquier documento que hayas subido. Cuando vayas a exportar, podrás elegir el tipo de desglose que prefieras:  resúmenes y totales (IVA segmentado en filas), por productos (también se exportarán todos los line items de esos documentos) o con el IVA en columnas.

¿En qué formatos puedo exportar?

Puedes exportar en formato Excel, PDF o CSV.

🚚 Proveedores
Tengo un proveedor autónomo y al digitalizar el documento no lo encuentra. ¿Qué tengo que hacer?

Tienes que crearlo manualmente en Proveedores y hacer clic en el botón de Nuevo proveedor (en la parte superior derecha). Solo tendrás que seleccionar la categoría e introducir el nombre comercial y el DNI (¡en el campo del CIF!), ya que es gracias a lo que podremos asignárselo cuando lo detectemos en un documento que subas. Durante el proceso de creación puedes introducir las etiquetas y los contactos o dejarlo para más adelante.

¿Cómo pongo etiquetas y notas a los proveedores?

Puedes crear notas y etiquetas clicando en el símbolo + dentro del proveedor.

¿Puedo cambiar la categoría de todos los documentos de un proveedor?¿Por qué tengo documentos de un mismo proveedor con categorías distintas?

Puede pasar que tengas documentos de un mismo proveedor con categorías distintas (porque a la hora de crear o modificar el documento, has seleccionado una categoría distinta) o que simplemente quieras modificar la categoría de un proveedor y todos sus documentos.

Para cambiar y unificar la categoría de todos los documentos del proveedor, dentro del módulo de Proveedores, deberás seleccionar el que quieras cambiar de categoría y hacer clic en el botón de Editar, de la esquina superior derecha. Verás que debajo de la categoría, puedes activar la opción de cambiar todos los documentos a la categoría que ya hay seleccionada. En caso de que la categoría no sea correcta, primero deberás cambiarla y guardar, y luego volver a editar el proveedor y activar la opción, para aplicarla a todos sus documentos.

¿Puedo editar el proveedor de un documento?

¡Claro! Solo tienes que seleccionar el documento que quieras, hacer clic en los tres puntitos de la parte superior derecha para editarlo.

¿Puedo editar un proveedor?

Sí, edítalo entrando en el proveedor y haciendo clic en los tres puntos de la parte superior derecha. Solo podrás cambiar el nombre comercial, el código y la categoría. El NIF/CIF, el nombre fiscal y la dirección NO los vas a poder editar.

¿Cómo creo contactos para un proveedor?

Cuando hayas seleccionado EL proveedor, ve a Contactos y haz clic en el botón Nuevo contacto.

¿Cómo puedo crear un nuevo proveedor?

Puedes crearlos desde Proveedores > Nuevo proveedor y añadir sus datos. Asegúrate de poner los datos correctamente, ya que hay datos que luego NO los podrás editar (el NIF/CIF, el nombre fiscal y la dirección).

¿Para qué sirve la opción "Realiza entrega con albaranes o tengo factura de los tickets"?

Si esta opción está activada, sabemos que este proveedor te entrega albaranes o recibes facturas para sus tickets, cosa que nos permite mostrar la información real de tus gastos en el dashboard (es decir, que no se duplique), generar mejores propuestas de conciliación y saber de qué documentos tenemos que coger los line items para realizar el estudio de la evolución de precios de los productos.
Cuando nos llega un albarán de un proveedor activamos esta casilla automáticamente, por lo tanto, si quieres cambiarlo tendrás que hacerlo manualmente.

⚠️ Incidencias
¿Cómo puedo crear una incidencia? ¿En qué momentos?

Puedes crear incidencias durante:
📃 La subida de documentos.    
📑 La conciliación.
Solo tendrás que hacer clic en Añadir incidencia y seleccionar el motivo y la gravedad.

¿Cómo cambio el estado y/o la gravedad de una incidencia?

¡Muy fácil! Solo tienes que seleccionar la incidencia y con el pop up que aparece podrás cambiar el estado y la gravedad.

¿Cuáles son los estados de las incidencias?

Hay tres estados: creada, en revisión y resuelta.

¿Dónde puedo ver las incidencias resueltas?

En Incidencias > Incidencias resueltas podrás ver todas aquellas que ya están solucionadas.

🍳 Personal
¿Cómo creo un gasto de personal?

Solo tienes que ir a Gastos > Personal > Añadir y rellenar toda la información. En esta guía te lo explicamos más detalladamente.

¿Los gastos de personal se contabilizan en el dashboard?

¡Por supuesto! Todos los gastos se ven reflejados en el panel de control.

¿Puedo subir un gasto de personal con una foto?

¡De momento no! Tienes que añadirlo manualmente, pero puedes adjuntar documentos, como nóminas o resúmenes.

🍎 Productos
¿Qué información puedo ver en el módulo de Productos?

Podrás consultar todos tus productos extraídos de los line items (filas que indican los artículos comprados) de las facturas y albaranes de las categorías de materia prima, bebidas y mantenimiento y limpieza. Nuestro algoritmo es capaz de juntar los line items que tengan la descripción con una coincidencia casi exacta y la misma unidad de medida. NO los juntará si no hay coherencia entre mayúscula y minúscula (Ej: Lechuga con LECHUGA SÍ pero Lechuga con Lechugga NO). Por lo tanto, tendrías que editar la descripción de este último line item para hacerlo coincidir con el correcto.

IMPORTANTE: Te recomendamos no alterar el nombre de los line items de la lectura inicial de la descripción a no ser que haya un error en la digitalización.

¿Puedo establecer yo un precio de referencia?

¡Por supuesto! Puedes indicarlo seleccionando el producto y yendo a Configuración > Precio. Solo tienes que activar la opción y añadir el importe.

¿Puedo agrupar productos de diferentes proveedores?

Nuestro algoritmo une automáticamente los productos con el mismo nombre, sean del proveedor que sean, pero distingue por unidad de medida.
Para unificarlos, tienes que ir a Agrupar con otro y buscar todos los que quieras fusionar de la lista. Una vez los tengas, el siguiente paso es indicar un nombre y, si quieres, un código de producto. Para finalizar, tienes que escoger la unidad de medida base y hacer las equivalencias. Te enseñamos cómo aquí.

¿Puedo hacer conversiones de caja/kg/productos?

¡Sí! Puedes elegir una unidad de medida base a la que convertir las distintas unidades de compra. Para ello, tienes que seleccionar el producto e ir a Configuración > Compras, elegir la unidad de medida base (pueden ser unidades, kilos o litros) y añadir los datos de la conversión.

¿Qué es el precio de referencia?

Es la media de precio a la que has pagado o deberías haber pagado un producto. Lo podemos extraer de dos formas:
1. Precio unitario medio de todas las compras.
2. El precio de tarifa que puedes introducir manualmente desde la opción “editar” del menú de opciones (los tres puntos de la parte superior derecha). Ese precio es el que se va a tener en cuenta para indicarte cuando el precio de tu última compra está por encima.

Se ha digitalizado mal la descripción de un producto. ¿Puedo editarla?

Si la imagen no tiene una calidad alta o la factura tiene manchas o está arrugada, es posible que nuestra herramienta de reconocimiento de texto se confunda con alguno de los caracteres de la descripción del line item. Esto provocaría que no coincidiese con la descripción de las otras compras y, por tanto, no los juntase. En este caso, tendrías que acceder a este producto y hacer clic al icono que encontrarás al final de la línea que recoge la información de la compra. Esta acción te llevará al documento y desde allí podrás editar la descripción para que coincida con la de las otras compras.

No aparecen mis productos, ¿por qué?

El listado de productos se crea a partir de los documentos subidos o de la importación de productos, y se mostrarán en los siguientes casos:
✨ Los productos que se hayan importado a través de excel deberían aparecer siempre (desde el botón "importar productos" en el mismo módulo de productos).
✨Para productos los que no se hayan importado, se podrán ver en la lista aquellos productos de documentos que cumplan todo lo que se indica a continuación:
- Documentos subidos con desglose de línea, ya sea manualmente o a través de foto o fichero.
- Facturas, albaranes o tickets según la opción "Realiza entrega con albaranes o tengo factura de los tickets"que tenga el proveedor de este documento. Si la opción está marcada se mostrarán albaranes/tickets y si está desmarcada aparecerán facturas. 👉🏼 Nota: si un documento se ha creado como factura y debería ser albarán o viceversa, se puede modificar manualmente en el propio documento.
- Documentos con la categoría materia prima, bebidas o limpieza.

🍔 Escandallos
¿Cómo creo un escandallo?

¡Es muy fácil! En este artículo te dejamos el paso a paso para la creación de escandallos.

¿Cómo hago la conversión a la unidad base?

¡Es muy sencillo! Te dejamos aquí nuestro artículo en el Centro de Soporte donde lo explicamos detalladamente.

¿Qué es la merma?

Es la pérdida de producto como resultado de su preparación: la piel de las patatas, la espina del pescado... incluso la reducción de peso de un producto congelado.

¿Cómo calculo la merma?

El cálculo de la merma, teóricamente, es el peso de la merma entre el peso total adquirido del producto. Y lo multiplicamos por 100 para obtener el porcentaje. No obstante, hay tablas que te dan un valor preestablecido para ciertos alimentos.

¿Cómo edito un ingrediente?

Para eliminar o editar ingredientes de un escandallos, tienes que hacer clic en el símbolo del lápiz que hay al lado derecho del ingrediente. Solo podrás editar la cantidad neta y la merma. 

¿Cómo edito un escandallo?

Para editar la información de un escandallo (nombre, tipo de plato, precio de venta, IVA y/o margen esperado), solo tendrás que entrar en el escandallo y hacer clic en Editar.

Aún no tengo la factura de un producto, ¿puedo importarlos?

¡Sí, puedes importarlos desde Excel! Consulta aquí cómo hacerlo.